Budgetbeheer: tips om je eventbudget beter te beheren

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Organiseer je binnenkort een event en heb je een onbeperkt budget? Sla deze blog over. Ben jij een van de 99,9% van de eventmanagers die wel met budgettaire beperkingen te maken heeft? Dan zal je hier enkele nuttige tips en tricks lezen die wij samen met de collega’s van Kinepolis Business hebben opgesteld en je zullen helpen je budget efficiënter te beheren.

Hoe groot is mijn totale budget?
Dat is letterlijk het allereerste wat je moet weten vooraleer je effectief kunt beginnen te budgetteren voor je evenement. Vertrek je vanuit een opgelegd budget en moet je daarmee je evenement zien te organiseren, of plan je je evenement en bekijk je dan wat het volledige kostenplaatje is?

Tools om je budget op te maken
Om je budget te plannen, kun je eigenlijk gewoon een excel-overzicht aanmaken en daarin één voor één alle kosten en uitgaven oplijsten. Anderzijds bestaan er ook heel wat specifieke apps voor budgetberekening en -beheer. Je hebt daarmee meestal al meteen een eerste kost op je budget staan, maar apps zoals Planning pod, Smartsheet of Grenadine bieden echt een meerwaarde. Hoe groot die kost uiteindelijk wordt, hangt af van hoe performant, uitgebreid en professioneel de app is.  

Wat zet je zeker in je budgetplanning?
Onderstaande zaken neem je best op in je budget. Uiteraard kun je nog meer toevoegen, maar dit zouden we zeker als minimum aanbevelen. In de loop van je project kun je ook nog met de verschillende kosten gaan schuiven, zodat het hele plaatje mooi klopt tegen de dag van je evenement.

  • Item: in deze kolom plaats je elk individueel item dat je wilt budgetteren. Maak een mind-trip doorheen je hele evenement, van begin tot einde, en noteer alles wat mogelijk geld gaat kosten. Beperk je zeker niet tot de grote slokoppen zoals locatie, catering en AV (audio & video) maar denk ook aan de kleinere kosten als marketing, transport, DJ en/of artiesten boeken, hostessenservice, goodiebag samenstellen, fooien, … echt ALLES dus. En doe het zo gedetailleerd mogelijk.

Noteer alles afzonderlijk en probeer niets te groeperen, zelfs als dat op het eerste gezicht logisch lijkt (zoals bv. het eten en de drank). Achteraf wordt het dan alleen maar moeilijker om nog met die budgetten te gaan schuiven.

  • Omschrijving: beschrijf elk item kort en bondig, maar ook zo helder en nauwkeurig mogelijk. Is dat belangrijk? Ja! Want dan weet iedereen altijd waarover het precies gaat en kan ook iemand van buitenaf evalueren of een item essentieel is voor het welslagen van je evenement. Bijvoorbeeld je baas of je opdrachtgever.
  • Benodigde volumes: hoeveelheden zijn erg belangrijk als je budgetteert. De kleinste wijziging kan een enorme impact hebben op je budget, in beide richtingen. Besteed hier dus zeker de gepaste aandacht aan.
  • Geschatte kost: tarieven verschillen. De ene eventlocatie kan bijvoorbeeld een pak meer kosten dan die andere vlak ernaast. Maar hier volstaat het vaak al dat je de ordegrootte inschat zodat je een zicht krijgt op je budget.
  • Werkelijke kost: hier noteer je wat iets uiteindelijk effectief gekost heeft. Dit is vooral belangrijk om achteraf te kunnen evalueren en het is tegelijk nuttige info voor een volgende keer.

Aan het werk
Als je eenmaal alle kostenposten op je planning hebt staan, is het zaak om die geschatte kosten zo realistisch mogelijk te maken. Zo krijg je een duidelijk beeld van hoe je uiteindelijke budget eruit zal gaan zien. Zo is het bijvoorbeeld ook een goed idee om vooraf een maximumkost per hoofd te bepalen. Deel onderweg geregeld even je totale voorziene kost (op dat moment) door het aantal voorziene gasten, en je weet meteen waar je staat.

Op zoek naar prijzen
Houd er rekening mee dat de meeste leveranciers je slechts algemene of benaderende prijzen zullen geven, als jij geen specifieke offerte vraagt (en dat kun je ook niet: onthoud dat je nog niet weet wanneer, waar en hoe omvangrijk je evenement precies zal zijn). Maar je krijgt zo wel een duidelijk beeld van wat je voor welke prijs kunt krijgen.
Het is beslist ook een goed idee om hier een extra werkblad met je verschillende leveranciers en hun voorwaarden toe te voegen. Zo weet je altijd waar je terecht kunt. Én om makkelijk prijzen te kunnen vergelijken, natuurlijk.
Let wel op, dit is niet iets wat je zomaar eventjes in één-twee-drie doet. Begin er dus zeker lang genoeg op voorhand aan.

Voorzie ook een rampenfonds
Hoe goed je alles ook plant en op voorhand uittekent, Murphy kun je nooit uitsluiten. Verstandig dus om daar nu al rekening mee te houden: een kleine oorlogskas is geen onnodige luxe.
Wat kan er dan zoal misgaan? Denk gewoon even volop Worst Casewat is het ergste dat zou kunnen misgaan – en ga je lijst af. En wat met annuleringskosten? Onwaarschijnlijk maar niet onmogelijk… Hoeveel je best aan de kant houdt? Met zo’n 15% van het totaalbudget overleven de meesten het. Meestal.

Swingt je budget de pan uit?
Dreigt je budget al in de ontwerpfase te ontsporen? De kans is immers niet onbestaande dat je een en ander nét iets te optimistisch had ingeschat, zeker als je dit voor de eerste keer doet. Voorlopig nog geen paniek. Tijd om aan sponsoring te beginnen denken.

Sponsoring
Sponsors zoeken voor je evenement loont altijd, al moet je er misschien wel even wat meer moeite voor doen. Naamsbekendheid is voor veel bedrijven erg belangrijk, en velen willen jou graag betalen om dit voor hen te helpen realiseren. Zorg dus voor een wervend sponsordossier. Werk je voor een chemiereus die een internationale beurs met gerenommeerde gastsprekers op stapel zet, dan kom je uiteraard bij een ander soort sponsors terecht dan wanneer je als lokale scoutsgroep een toneelvoorstelling organiseert. Maar jouw scouts vinden evengoed sympathisanten bij de lokale middenstand en bankkantoren. Al zullen de budgetten wel wat verschillen.

Scoren met goodiebags
Ze doen het altijd, die goodiebags: iédereen wil er eentje mee naar huis. Leuk voor jou en goed voor je sponsors. En het mooiste is, die dingen kosten jou geen cent. Je sponsors leveren jou gratis alle give-aways met hun naam en logo op. En vaak betalen ze ook nog om mee in jouw goodiebag te mogen. Het zal allemaal een beetje afhangen van de grootte en de belangrijkheid van je evenement.
Je kunt er natuurlijk zélf ook spulletjes insteken als jouw blijk van waardering voor wie naar je evenement kwam. Dat kost natuurlijk wél iets. Maar het is goed voor joúw naamsbekendheid en très sympa bovendien. Wil je graag weten wat wij het meest in zo’n swag bag kunnen appreciëren? Vooruit dan maar, onze top-vijf:

  • Lekkers! Dat mag gerust een staal zijn. Gezond hoeft zelfs niet. Lekkers gaat er altijd in.
  • Kortingbons en vouchers. Hoe meer, hoe liever. Maar laat het wel voor iets zijn dat aansluit bij de interessesfeer van je genodigden.
  • Gadgets. Met leuke en vooral originele gadgets scoor je haast altijd.
  • Bruikbare hebbedingetjes voor op kantoor, in de keuken of in de wagen. Een beetje saai misschien, maar wel … bruikbaar.
  • Elektronische goodies: een flash drive met daarop toegang tot allerlei exclusieve online promoties. Nog milieuvriendelijk ook.

Bottom line: laat het iets van (toch minstens een béétje) waarde zijn. Flyers en folders horen daar meestal niet bij.

Inkom vragen?
Je zou ook nog kunnen overwegen om toegangsgeld te vragen. Hier denk je best wel even over na. Organiseer je een prestigieus benefietgala of een award-uitreiking met internationaal allure, dan heb je zowat carte blanche. Voor minder bekende en eenmalige evenementen is het dansen op een slappe koord. Het feit dat je entree vraagt kan zowel in je voordeel als in je nadeel spelen. Valt het mee, dan is dat mooi meegenomen voor je budget. Valt het tegen, dan zou je wel eens met een veel te grote zaal kunnen eindigen.
Zo, met deze tips zal je je budget beter onder controle kunnen houden. Wil je nog meer tips die van jouw events een doorslaand succes maken? Dat komt goed uit, de collega’s van Kinepolis Business schreven onlangs de ultieme gids die van je evenementen een onvergetelijke ervaring maakt. Die vind je hier.

Bekijk deze klant ook op Eventonline:
http://www.eventonline.be/detail/unieke-vergaderzalen-in-belgie-kinepolis-business/

Gestion de budget : conseils pour mieux maîtriser le budget de votre évènement.

Vous organisez prochainement un évènement et votre budget est illimité ? Passez votre chemin. Vous faites partie des 99,9 % de gestionnaires évènementiels qui doivent respecter un budget ? Dans ce cas, vous pourrez lire ici quelques trucs et astuces utiles que nous avons rédigés avec nos collègues de Kinepolis Business. Ceux-ci vous aideront à gérer votre budget plus efficacement.

À combien s’élève mon budget total ?
Il s’agit littéralement de la première chose à savoir avant de pouvoir vous lancer dans le budget de votre évènement. Vous basez-vous sur un budget imposé et devez-vous organiser votre évènement en fonction ou planifiez-vous d’abord votre évènement pour voir ensuite combien il vous en coûtera ?

Outils de création de votre budget
Pour planifier votre budget, vous pouvez simplement créer une feuille de calcul en Excel et y saisir un à un vos coûts et dépenses. Il existe également une foule d’applications spécifiques pour le calcul et la gestion du budget. Celles-ci représentent déjà une première partie de votre budget, mais des applications comme Planning pod, Smartsheet ou Grenadine offrent une réelle plus-value. Le prix final de l’application dépend de sa performance, de ses capacités et de son professionnalisme.

Que devez-vous clairement intégrer dans la planification de votre budget ?
Les éléments suivants doivent de préférence figurer dans votre budget. Vous pouvez bien entendu en ajouter d’autres, mais les suivants constituent un minimum indispensable. Au cours du projet, vous pourrez également jongler avec les différents coûts, afin que le décompte soit juste le jour venu.

  • Item : indiquez dans cette colonne tous les éléments individuels que vous voulez inscrire au budget. Visualisez l’ensemble de votre évènement, du début à la fin, et notez tout ce qui peut coûter de l’argent. Ne vous limitez certainement pas aux aspects les plus coûteux, comme le site, la restauration et l’AV (audio et vidéo), mais songez également aux plus petits coûts comme le marketing, le transport, la réservation d’un DJ et/ou des artistes, le service d’hôtesses, la composition d’un goodiebag, les pourboires, etc. Indiquez donc TOUT. Et de manière aussi détaillée que possible.

Prenez note de chaque élément séparément et essayez de ne rien regrouper, pas même si ce regroupement semble logique au premier abord (comme la nourriture et les boissons). Sinon, la tâche s’annoncera plus ardue lorsque vous devrez jongler avec ces budgets.

  • Description : décrivez chaque poste de manière courte et succincte, tout en restant aussi clair et précis que possible. Est-ce que c’est important ? Oui ! Car tout le monde saura ainsi de quoi il en retourne précisément et même une personne de l’extérieur pourra évaluer si un élément est essentiel pour la réussite de votre évènement. Comme votre patron ou client.
  • Volumes nécessaires : les quantités sont cruciales lors de l’établissement d’un budget. Le moindre changement peut avoir des retombées majeures sur votre budget, et ce, dans les deux sens. Consacrez-y donc suffisamment d’attention.
  • Coût estimé : les tarifs varient. Il se peut qu’un site évènementiel coûte par exemple nettement plus que son voisin. Dans ce cas, il suffit souvent d’introduire un ordre de grandeur, afin que vous vous fassiez une idée de votre budget.
  • Coût réel : indiquez ici le coût effectif. Ce point est surtout important pour une évaluation a posteriori et constitue une information précieuse pour le prochain évènement.

Au boulot
Une fois que tous les éléments entraînant des coûts figurent sur votre planning, l’heure est venue de rendre ces coûts estimés aussi réalistes que possible. Vous aurez ainsi une idée claire de votre budget final. Il est par exemple intéressant de définir au préalable un coût maximal par participant. Divisez régulièrement, à mesure que vous avancez, le coût total prévu (à ce moment) par le nombre d’invités et vous saurez directement où vous en êtes.

À la recherche des prix
Tenez compte du fait que la plupart des fournisseurs ne vous donneront que des prix généraux ou approximatifs si vous ne demandez pas une offre spécifique (et vous ne pouvez pas encore le faire, car n’oubliez pas que vous ne savez pas précisément quand ni où aura lieu votre évènement et vous n’en connaissez pas non plus l’ampleur précise). Mais vous pourrez de cette manière vous faire une idée claire de ce que vous pourrez obtenir, et à quel prix.
Il est clairement intéressant d’utiliser ici une feuille de calcul supplémentaire reprenant vos différents fournisseurs et leurs conditions. Vous saurez ainsi toujours à qui vous adresser. Et serez également en mesure de comparer les prix, bien entendu.
Attention, il ne s’agit pas de quelque chose qui se fait en un claquement de doigts. Commencez donc suffisamment longtemps à l’avance.

Prévoyez également un fonds catastrophe
Même si vous planifiez et prévoyez tout, vous n’êtes jamais à l’abri d’une tuile. Il est donc judicieux de déjà en tenir compte : prévoir une petite caisse spéciale n’est pas un luxe superflu.

Qu’est-ce qui peut déraper ? Songez au worst case scenario – la pire chose qui pourrait arriver – et rédigez votre liste. Qu’en est-il des frais d’annulation ? Improbable, mais pas impossible… Quel montant est-il préférable de réserver ? Environ 15 % du budget total suffisent dans la majorité des cas. Généralement.

Le budget dérape ?
Votre budget menace déjà de déraper lors de la phase de conception ? Il est alors probable que vous ayez fait preuve de trop d’optimisme, surtout s’il s’agit de votre première fois. Mais ne paniquez pas tout de suite. L’heure est venue de commencer à songer au sponsoring.

Sponsoring
La recherche de sponsors pour un évènement porte toujours ses fruits, même si cela demande peut-être beaucoup d’efforts de votre part. La notoriété est essentielle pour une multitude d’entreprises, et nombreuses seront celles prêtes à payer pour que vous les aidiez à améliorer la leur. Veillez donc à constituer un dossier de sponsoring convaincant. Si vous travaillez pour un géant de la chimie en train d’organiser un salon international auquel des orateurs de renom participeront, vous viserez bien entendu d’autres types de sponsors que ceux vers lesquels vous vous tournerez si votre patrouille de scouts locale organise une pièce de théâtre. Ceux-ci trouveront eux aussi des sympathisants auprès des commerçants et des agences bancaires locaux. Les budgets accordés connaîtront cependant d’importantes disparités.

Faire mouche avec des goodiebags
Les goodiebags font toujours cet effet : tout le monde en veut un. Et c’est une bonne chose pour vous, et pour vos sponsors. Le plus beau dans l’histoire, c’est qu’il ne vous en coûtera rien. Vos sponsors vous offrent gratuitement des gadgets arborant leurs nom et logo. Et souvent, ils payent une contribution pour être présents dans votre goodiebag. Tout dépendra un peu de la taille de votre évènement et de son importance.

Vous pouvez bien entendu y déposer vous-même des choses, en guise de remerciement pour les personnes ayant assisté à l’évènement. Mais il vous en coûtera alors quelque chose. Cette approche est toutefois bénéfique pour votre notoriété et de surcroît, très sympa. Envie de découvrir ce qui est le plus apprécié dans un goodiebag de ce type ? Voici notre top cinq !

  • Miam ! Il peut s’agir d’un échantillon. Il ne doit pas nécessairement être sain. Ce qui est bon passe toujours bien.
  • Bons de réduction et vouchers. Plus il y en a, mieux c’est. Mais veillez à ce qu’ils correspondent aux centres d’intérêt de vos invités.
  • Gadgets. Des gadgets amusants et originaux font presque toujours leur petit effet.
  • Des gadgets utiles pour le bureau, la cuisine ou la voiture. Un peu monotone peut-être, mais pratique.
  • Goodies électroniques : une clé USB donnant accès à une foule de promotions en ligne exclusives. Une solution écologique qui plus est !

Bottom line : faites-en quelque chose qui a de la valeur (du moins un peu). Les dépliants et prospectus n’y ont généralement pas leur place.

Entrée payante ?
Vous pouvez également envisager de faire payer l’entrée. Réfléchissez-y bien. Si vous organisez un gala de bienfaisance prestigieux ou une remise de prix à l’allure internationale, vous avez carte blanche. Dans le cas d’évènements moins connus et uniques, c’est risqué. Faire payer l’entrée peut tourner à votre avantage, ou à votre désavantage. Si c’est à votre avantage, votre budget vous en sera reconnaissant. Sinon, vous risquez de vous retrouver avec une salle bien trop grande.
Ces quelques conseils devraient vous permettre de mieux contrôler votre budget. Vous souhaitez recevoir encore plus d’astuces qui feront de vos évènements un succès retentissant ? Pas de problème, les collègues de Kinepolis Business ont récemment rédigé le guide ultime qui fera de vos évènements une expérience inoubliable. Vous le trouverez ici.

Suivre cette clientèle aussi Eventonline:
http://www.eventonline.be/fr/detail/salles-de-reunion-unique-en-belgique-kinepolis-business/

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