Budgetbeheer: tips om je eventbudget beter te beheren

Post Image
Post Image

Organiseer je binnenkort een event en heb je een onbeperkt budget? Sla deze blog over. Ben jij een van de 99,9% van de eventmanagers die wel met budgettaire beperkingen te maken heeft? Dan zal je hier enkele nuttige tips en tricks lezen die wij samen met de collega’s van Kinepolis Business hebben opgesteld en je zullen helpen je budget efficiënter te beheren.

Hoe groot is mijn totale budget?
Dat is letterlijk het allereerste wat je moet weten vooraleer je effectief kunt beginnen te budgetteren voor je evenement. Vertrek je vanuit een opgelegd budget en moet je daarmee je evenement zien te organiseren, of plan je je evenement en bekijk je dan wat het volledige kostenplaatje is?

Tools om je budget op te maken
Om je budget te plannen, kun je eigenlijk gewoon een excel-overzicht aanmaken en daarin één voor één alle kosten en uitgaven oplijsten. Anderzijds bestaan er ook heel wat specifieke apps voor budgetberekening en -beheer. Je hebt daarmee meestal al meteen een eerste kost op je budget staan, maar apps zoals Planning pod, Smartsheet of Grenadine bieden echt een meerwaarde. Hoe groot die kost uiteindelijk wordt, hangt af van hoe performant, uitgebreid en professioneel de app is.  

Wat zet je zeker in je budgetplanning?
Onderstaande zaken neem je best op in je budget. Uiteraard kun je nog meer toevoegen, maar dit zouden we zeker als minimum aanbevelen. In de loop van je project kun je ook nog met de verschillende kosten gaan schuiven, zodat het hele plaatje mooi klopt tegen de dag van je evenement.

  • Item: in deze kolom plaats je elk individueel item dat je wilt budgetteren. Maak een mind-trip doorheen je hele evenement, van begin tot einde, en noteer alles wat mogelijk geld gaat kosten. Beperk je zeker niet tot de grote slokoppen zoals locatie, catering en AV (audio & video) maar denk ook aan de kleinere kosten als marketing, transport, DJ en/of artiesten boeken, hostessenservice, goodiebag samenstellen, fooien, … echt ALLES dus. En doe het zo gedetailleerd mogelijk.

Noteer alles afzonderlijk en probeer niets te groeperen, zelfs als dat op het eerste gezicht logisch lijkt (zoals bv. het eten en de drank). Achteraf wordt het dan alleen maar moeilijker om nog met die budgetten te gaan schuiven.

  • Omschrijving: beschrijf elk item kort en bondig, maar ook zo helder en nauwkeurig mogelijk. Is dat belangrijk? Ja! Want dan weet iedereen altijd waarover het precies gaat en kan ook iemand van buitenaf evalueren of een item essentieel is voor het welslagen van je evenement. Bijvoorbeeld je baas of je opdrachtgever.
  • Benodigde volumes: hoeveelheden zijn erg belangrijk als je budgetteert. De kleinste wijziging kan een enorme impact hebben op je budget, in beide richtingen. Besteed hier dus zeker de gepaste aandacht aan.
  • Geschatte kost: tarieven verschillen. De ene eventlocatie kan bijvoorbeeld een pak meer kosten dan die andere vlak ernaast. Maar hier volstaat het vaak al dat je de ordegrootte inschat zodat je een zicht krijgt op je budget.
  • Werkelijke kost: hier noteer je wat iets uiteindelijk effectief gekost heeft. Dit is vooral belangrijk om achteraf te kunnen evalueren en het is tegelijk nuttige info voor een volgende keer.

Aan het werk
Als je eenmaal alle kostenposten op je planning hebt staan, is het zaak om die geschatte kosten zo realistisch mogelijk te maken. Zo krijg je een duidelijk beeld van hoe je uiteindelijke budget eruit zal gaan zien. Zo is het bijvoorbeeld ook een goed idee om vooraf een maximumkost per hoofd te bepalen. Deel onderweg geregeld even je totale voorziene kost (op dat moment) door het aantal voorziene gasten, en je weet meteen waar je staat.

Op zoek naar prijzen
Houd er rekening mee dat de meeste leveranciers je slechts algemene of benaderende prijzen zullen geven, als jij geen specifieke offerte vraagt (en dat kun je ook niet: onthoud dat je nog niet weet wanneer, waar en hoe omvangrijk je evenement precies zal zijn). Maar je krijgt zo wel een duidelijk beeld van wat je voor welke prijs kunt krijgen.
Het is beslist ook een goed idee om hier een extra werkblad met je verschillende leveranciers en hun voorwaarden toe te voegen. Zo weet je altijd waar je terecht kunt. Én om makkelijk prijzen te kunnen vergelijken, natuurlijk.
Let wel op, dit is niet iets wat je zomaar eventjes in één-twee-drie doet. Begin er dus zeker lang genoeg op voorhand aan.

Voorzie ook een rampenfonds
Hoe goed je alles ook plant en op voorhand uittekent, Murphy kun je nooit uitsluiten. Verstandig dus om daar nu al rekening mee te houden: een kleine oorlogskas is geen onnodige luxe.
Wat kan er dan zoal misgaan? Denk gewoon even volop Worst Casewat is het ergste dat zou kunnen misgaan – en ga je lijst af. En wat met annuleringskosten? Onwaarschijnlijk maar niet onmogelijk… Hoeveel je best aan de kant houdt? Met zo’n 15% van het totaalbudget overleven de meesten het. Meestal.

Swingt je budget de pan uit?
Dreigt je budget al in de ontwerpfase te ontsporen? De kans is immers niet onbestaande dat je een en ander nét iets te optimistisch had ingeschat, zeker als je dit voor de eerste keer doet. Voorlopig nog geen paniek. Tijd om aan sponsoring te beginnen denken.

Sponsoring
Sponsors zoeken voor je evenement loont altijd, al moet je er misschien wel even wat meer moeite voor doen. Naamsbekendheid is voor veel bedrijven erg belangrijk, en velen willen jou graag betalen om dit voor hen te helpen realiseren. Zorg dus voor een wervend sponsordossier. Werk je voor een chemiereus die een internationale beurs met gerenommeerde gastsprekers op stapel zet, dan kom je uiteraard bij een ander soort sponsors terecht dan wanneer je als lokale scoutsgroep een toneelvoorstelling organiseert. Maar jouw scouts vinden evengoed sympathisanten bij de lokale middenstand en bankkantoren. Al zullen de budgetten wel wat verschillen.

Scoren met goodiebags
Ze doen het altijd, die goodiebags: iédereen wil er eentje mee naar huis. Leuk voor jou en goed voor je sponsors. En het mooiste is, die dingen kosten jou geen cent. Je sponsors leveren jou gratis alle give-aways met hun naam en logo op. En vaak betalen ze ook nog om mee in jouw goodiebag te mogen. Het zal allemaal een beetje afhangen van de grootte en de belangrijkheid van je evenement.
Je kunt er natuurlijk zélf ook spulletjes insteken als jouw blijk van waardering voor wie naar je evenement kwam. Dat kost natuurlijk wél iets. Maar het is goed voor joúw naamsbekendheid en très sympa bovendien. Wil je graag weten wat wij het meest in zo’n swag bag kunnen appreciëren? Vooruit dan maar, onze top-vijf:

  • Lekkers! Dat mag gerust een staal zijn. Gezond hoeft zelfs niet. Lekkers gaat er altijd in.
  • Kortingbons en vouchers. Hoe meer, hoe liever. Maar laat het wel voor iets zijn dat aansluit bij de interessesfeer van je genodigden.
  • Gadgets. Met leuke en vooral originele gadgets scoor je haast altijd.
  • Bruikbare hebbedingetjes voor op kantoor, in de keuken of in de wagen. Een beetje saai misschien, maar wel … bruikbaar.
  • Elektronische goodies: een flash drive met daarop toegang tot allerlei exclusieve online promoties. Nog milieuvriendelijk ook.

Bottom line: laat het iets van (toch minstens een béétje) waarde zijn. Flyers en folders horen daar meestal niet bij.

Inkom vragen?
Je zou ook nog kunnen overwegen om toegangsgeld te vragen. Hier denk je best wel even over na. Organiseer je een prestigieus benefietgala of een award-uitreiking met internationaal allure, dan heb je zowat carte blanche. Voor minder bekende en eenmalige evenementen is het dansen op een slappe koord. Het feit dat je entree vraagt kan zowel in je voordeel als in je nadeel spelen. Valt het mee, dan is dat mooi meegenomen voor je budget. Valt het tegen, dan zou je wel eens met een veel te grote zaal kunnen eindigen.
Zo, met deze tips zal je je budget beter onder controle kunnen houden. Wil je nog meer tips die van jouw events een doorslaand succes maken? Dat komt goed uit, de collega’s van Kinepolis Business schreven onlangs de ultieme gids die van je evenementen een onvergetelijke ervaring maakt. Die vind je hier.

Bekijk deze klant ook op Eventonline:
http://www.eventonline.be/detail/unieke-vergaderzalen-in-belgie-kinepolis-business/

Shares

You May Also Like

Expo Rent heeft een nieuwe website

We presenteerden u al onze nieuwe webshop en catalogi en nu ook onze compleet ...

Domaine de Jaurieu doet mee aan de Open Bedrijvendag

Wat valt er die dag bij ons te beleven? 1) Onder begeleiding krijg je ...

V-Formation veilt Springkastelen & Paintballmateriaal!

Naar goede gewoonte is V-Formation altijd op zoek naar de juiste concepten en attracties ...

Uw feest zit goed bij Femat

Femat sfeert nog steeds je feest, maar zorgt er tevens voor dat je feest goed ...

Flanders Horse Event Beervelde colourfully dressed up by Deco-Fact

Many horse lovers went to Flanders Horse Event for the 9th edition of Jumping ...