Concertgebouw Brugge vacature

Concertgebouw Brugge zoekt Coördinator business & events

In Vacatures by Mice Magazine

Organisatie
Concertgebouw Brugge wil een gereputeerde wereldspeler zijn voor muziek en hedendaagse dans. Met de permanente openstelling van het gebouw en een rijke waaier aan interdisciplinaire activiteiten is het ook een plek voor literatuur, architectuur, beeldende kunst en klankkunst. Door in te zetten op creatie, creativiteit en interactie met kunstenaars in elke fase van hun loopbaan wil het Concertgebouw vernieuwende impulsen geven aan de kunsten en een verscheiden publiek raken, betrekken en helpen ontdekken. Concertgebouw Brugge geeft zo een internationale uitstraling aan de stad Brugge en aan Vlaanderen.

Concertgebouw wil maximaal inzetten op het verwerven van eigen inkomsten, daarom streeft het Concertgebouw ernaar om naast de eigen artistieke werking zijn infrastructuur ter beschikking te stellen van derden voor de organisatie van alle mogelijke evenementen. De Concertzaal (1289 plaatsen), de Kamermuziekzaal (maximaal 322 plaatsen), de diverse ontvangstruimten met panoramisch zicht op de historische binnenstad van Brugge, kortom het hele gebouw kan gebruikt worden voor de organisatie van congressen, colloquia, productpresentaties, recepties, podiumproducties … . Het Concertgebouwteam (productie, techniek, onthaal, catering …) ondersteunt de realisatie van de evenementen georganiseerd door derden. Voor de catering rond evenementen werkt Concertgebouw samen met het Concertgebouwcafé en met preferentiële cateraars, die jaarlijks gekozen worden.

Voor het aantrekken van congressen, seminaries en meetings werkt het Concertgebouw nauw samen met Meeting in Brugge.

Functieomschrijving
Plaats in de organisatie
De coördinator Business & Events rapporteert rechtstreeks aan de algemeen directeur en maakt deel uit van het managementteam van het Concertgebouw. Deze persoon geeft leiding aan een team van max 3 medewerkers. Het team Business en Events werkt nauw samen met  het communicatie- en marketingteam  voor de promotie en met de operationele teams voor de realisatie van de events.

Doel van de functie
Als coördinator van het team Business & Events zorg je ervoor dat de ruimtes van het Concertgebouw maximaal gerentabiliseerd worden. Deze ruimtes kunnen ingezet worden voor concerten, congressen, seminaries, vergaderingen, personeelsfeesten, klantenevents, productvoorstellingen, ontvangsten met catering en alle andere mogelijke evenementen waarvoor deze ruimtes geschikt kunnen zijn.

Daarnaast prospecteer je de markt, zoek je opportuniteiten om de omzet van het Concertgebouwcafé aan te zwengelen, voer je onderhandelingen met klanten en cateraars, coördineer je de organisatie van evenementen en volg je de financiële afhandeling en resultaten op.

Profiel

  • Je hebt een bachelor- of masterdiploma en minstens 3 jaar relevante ervaring
  • Je hebt talent voor het organiseren van evenementen en werkt proactief en hebt oog voor detail
  • Je bent flexibel en denkt oplossingsgericht
  • Je hebt voeling met de bedrijfswereld en de meeting-industrie; je hebt interesse en ervaring met eventcatering
  • Je bent commercieel ingesteld, denkt klantgericht en hebt noties van e-marketing,
  • Je bent communicatief, contactvaardig en positief ingesteld
  • Je spreekt en schrijft vlot Nederlands, Engels en Frans
  • Je bent administratief sterk, planmatig en hebt oog voor detail en overzicht
  • Je bent analytisch, resultaatgericht en gaat vlot om met cijfers & MS Office
  • Je kan vlot overweg met sociale media, LinkedIn, …
  • Je hebt leidinggevende capaciteiten en bent een teamplayer
  • Je bent bereid om te werken met flexibele werkuren, avond- en weekendwerk
  • Je hebt affiniteit met kunst en cultuur

Takenpakket
Sales

  • Opvangen van aanvragen en zoektocht naar passende evenementen en klanten in functie van. mogelijkheden en beschikbaarheid van ruimtes en Concertgebouwcafé
  • Aanspreekpunt voor potentiële en effectieve klanten-zaalhuurders
  • Informatie bezorgen en offertes opmaken voor potentiële klanten
  • Site visits met (potentiële) klanten
  • Beschikbaarheid van locaties en data intern controleren, rekening houdend met de andere geplande activiteiten in het Concertgebouw.
  • Opties en reservaties bijhouden
  • Opvolgen van aanvragen per mail, telefoon, website ….
  • Contactgegevens bijhouden
  • Up-to-date houden van website, info-sheets, prijslijsten, sales tools …
  • Periodieke benchmarking en evaluatie (prijsbeleid, catering, …)

Coördinatie samenwerking met Meeting in Brugge (opvolging internationale congresaanvragen & leads MIB, plaatsbezoeken en famtrips, periodieke meetings MIB, …)

Voorbereiding evenementen

  • Overeenkomsten en bestelbons opmaken
  • Onthaalplanning maken
  • Catering aanvragen bij preferentiële traiteurs of Concertgebouwcafé
  • Catering bespreken met de gekozen cateringpartner
  • Beslissing over catering opvolgen bij klant
  • Organisatie ticketing van het event opvolgen
  • Eventuele onderaannemers contacteren (audio/video, DJ, muzikale acts, vertaling …)
  • Erover waken dat de events door het Business&Events team tot in de details voorbereid worden en proactief en tijdig in de planningsdatabase worden opgenomen
  • Wekelijks teamoverleg en taakverdeling tussen de verschillende medewerkers van Business & Events
  • Overdracht van het dossier aan de productieleider van Business & Events 

Opvolgen evenementen

  • Aanwezigheid bij (grotere) evenementen
  • Voeling houden met de verschillende types evenementen door zelf ook productie van events te verzorgen

Administratie

  • Financiële resources bijhouden in het planningssysteem
  • Financiële rapportering uit het planningssysteem opvolgen en de overeenkomst met het boekhoudkundig resultaat controleren
  • Facturatie
  • Het mailverkeer per event centraliseren
  • Inkomende facturen controleren 

Marketing
In nauwe samenwerking met collega’s van het communicatie- en marketingteam

  • Marketingstrategie bepalen, SEO, SEA, targeting
  • Communicatie en promotie: content voor de narrowcasting Concertgebouw, inhoud nieuwsbrief Business & Events, kalender ‘Ook in het Concertgebouw’ voor magazine, …

Rapportering

  • Opvolgen begrotingstargets, publieksbereik, catering, locatiegebruik
  • Opmaken jaarverslag en bijhorende analyses
  • Ad-hoc rapportering 

Algemeen

  • Werken aan klantenbinding, contacten onderhouden met klanten en concertorganisatoren
  • Netwerk onderhouden en netwerkevents bijwonen
  • Beleidsvoorstellen activiteitenfocus B&E, catering, prijszetting

Wij bieden

  • Een voltijds contract (38u) van onbepaalde duur
  • Een managementfunctie in een dynamische, flexibele, diverse en culturele omgeving met fijne collega’s in een Vlaamse kunstinstelling in een werelderfgoedstad in verandering
  • Een open werksfeer met ruimte voor initiatief
  • Een verloning volgens barema PC 304 aangevuld met extralegale voordelen
  • Een degelijke interne opleiding en mogelijkheden voor externe opleidingen

Solliciteren?
Stuur snel een mail met je cv en een motivatiebrief naar link

Shares