Technopolis Events: een blik op de begeleiding naar uw event

Dat Technopolis veel meer is dan wetenschap en fun is ondertussen wel geweten. Via Technopolis Events kan je er tevens bedrijfsevenementen organiseren. Kortom, Technopolis als MICE-bestemming. Olivier Wauters, Executive Director van Eventonline, had een gesprek met Jan Everaert en Sanne Vereycken van Technopolis over de klantenbegeleiding bij dergelijke events.

“We werken op een andere manier dan wat gebruikelijk is voor events”, stelt Sanne Vereycken. “In plaats van één persoon die zich met een dossier bezighoudt, gebeurt dat bij ons door twee teams. Van de verkoop van een event tot aan de dag ervan, zit dat bij het salesteam. Op dat moment komt het operationele team in beeld dat ervoor zorgt dat de dag perfect verloopt. Volgens mij is dit onze meerwaarde en sterkte. Het niveau dat onze operationele mensen tijdens een event halen, dat zouden wij als salesteam niet kunnen evenaren. Omgekeerd geldt hetzelfde. Wij hebben bewust voor deze opzet gekozen en we merken dat onze klanten dit sterk appreciëren. De meeste complimenten die we krijgen gaan dan ook over onze manier van werken en dit resulteert in heel wat wederkerende klanten.”

Een goede wisselwerking tussen beide team staat centraal. “Dat is uiteraard altijd zo”, voegt Jan Everaert eraan toe. “Beide teams zijn niet los te koppelen. Sales doet de verkoop en brengt het project naar ons. Van zodra het verkocht is, gaan wij het event verder opvolgen en leveren wat het salesteam heeft aangeboden.”

Het salesteam is dus niet noodzakelijk aanwezig op het event. “Als klanten dat wensen, zijn we dat uiteraard wel”, aldus Sanne Vereycken. “Wij doen tevens de rondleiding indien klanten de zalen op voorhand willen zien. Wij zijn er wel van overtuigd door op deze manier te werken, wij iets meer kunnen bieden dan andere locaties.”

“Wanneer een event aan iemand van de operationele staf wordt toegewezen, zal die persoon de klanten ontvangen en uiteraard ter plaatse blijven”, stelt Jan Everaert. “De klant kan hem of haar steeds telefonisch bereiken en deze persoon is steeds binnen de twee minuten beschikbaar als hij/zij er niet constant bijloopt. En dat vinden klanten wel heel leuk. Da’s sowieso een meerwaarde. Onze klanten zijn heel positief over de sterke begeleiding die ze krijgen. Eigenlijk was het nooit anders, maar in de vroege jaren was ik helemaal alleen en dat was zeer moeilijk. Dankzij het extra personeel kunnen we de werking nu duidelijk opsplitsen en bovendien veel intensiever uitvoeren.”

Communicatie tussen sales en operationeel blijft van primordiaal belang. “Dagelijks overlopen we de evenementen die op de planning staan. De wisselwerking is broodnodig om elkaar aan te vullen en bij te staan”, aldus Jan Everaert.

Momenteel vertrouwt Technopolis Events enkel op Eventonline voor sales. “We doen een minimum aan actieve prospectie., merkt Jan Everaert op. “Momenteel zitten we bijna aan onze limiet inzake hosting van events, vandaar dat we enkel Eventonline als marketingtool voor MICE B2B gebruiken.”

Via de sociale media van Technopolis werd onlangs ook gestart om de MICE-activiteiten te promoten. “Hier kunnen we nog sterk in groeien, maar er zijn goede eerste stappen gezet”, vindt Sanne Vereycken. “Momenteel zetten we alles in via kanalen zoals Eventonline of via vakbeurzen omdat dit nu het doelpubliek is dat we willen bereiken.”

“We beseffen maar al te goed dat we daar te laat mee gestart zijn”, aldus Jan Everaert. “We zijn amper enkele jaren actief met de promotie van het merk Technopolis Events. Dus da’s nog wat zwak. We werken daaraan, maar we beseffen dat we een heuse inhaalbeweging moeten maken.”

“Het blijft een immens cliché, maar we worden gewaar dat de beste reclame nog steeds de mond-aan-mond-reclame is”, stelt Sanne Vereycken. “Sinds het team goed zit, zien we dat het werkt. Klanten merken steeds dat wij van onze job houden en dat werkt natuurlijk ook aanstekelijk.”

“We gaan ook steeds eerst luisteren, zodat we weten waarnaar de klant op zoek is”, legt Jan Everaert uit. “Wat heeft de klant in gedachte, hoe ziet hij de uitwerking, welk publiek wenst hij te bereiken? En dan gaan we de offerte opmaken zodat we reeds in die richting zitten en vervolgens wordt er gefinetuned. Hoe nauwkeuriger door de sales een offerte en vervolgens een draaiboek wordt opgemaakt, hoe beter de operationele mensen kunnen werken.”

Na elk event volgt snel de eerste feedback die de klant aan de operationele medewerkers kan doorgeven. “Door de nauwe band met de klant krijgen we haast onmiddellijk feedback na elk evenement. Zo proberen we ook eventuele problemen direct op te lossen. Zijn er zaken die in de toekomst beter kunnen – temperatuur in de zaal te hoog bijvoorbeeld –  dan gaan we dat naar een volgend event reeds anticiperen”, aldus Jan Everaert.

Alle klanten krijgen ook een enquête om in te vullen. “Da’s uiteraard geen verplichting”, stelt Sanne Vereycken. “Via deze feedback zorgen wij ervoor dat de klant enkel betaalt voor de service die hij heeft gekregen. De klant heeft bij ons bijgevolg een stem. Als het een terechte opmerking is, gaan wij de klant steeds tegemoet komen. Belangrijk blijft het feit dat de klant tevreden is en terugkeert of zelfs onrechtstreeks voor ons reclame maakt. De klant moet het gevoel hebben dat hij steeds een contactpersoon ter beschikking heeft en niet gewoon iemand die een factuur stuurt. Ik denk dat we daar wel in slagen.”

En dat is te merken aan de boekingen. “We stijgen elk jaar in aantal events die we mogen organiseren. Ook in 2018 overtreffen we het vorige jaar”, aldus nog Jan Everaert.

Bekijk deze klant ook op Eventonline:

Seminariezalen Mechelen – Technopolis

Shares

You May Also Like

Young Movers Conference 2018 – turning conferences into experiences

Recent nam Event Masters een ervaren PCO manager  in huis. Het – ondertusen uitgebreide – team ...

Meet in the heart of Bruges at Crowne Plaza

Ever considered booking your winter meeting in Crowne Plaza Brugge? Due to its city ...

The Oval Office gaat de BE-Alert Challenge aan

Vandaag zijn er al meer dan 420.000 registraties op BE-Alert, het alarmsysteem van het ...

Getaway locaties en smaakmakers in de Leiestreek!

MeetinGent & Oost-Vlaanderen liet 24 meetingplanners event- en meetinglocaties ontdekken in de Leiestreek tijdens ...

The Docks Dome at Brussels received the Business-to-Business Press & Communication Awards

The Docks Dome at Brussels received the Business-to-Business Press & Communication Awards, renamed this ...

Domaine La Butte aux Bois: oase van rust van het hoogste niveau

Niet zolang geleden kreeg Domaine La Butte aux Bois het predicaat vijf-sterren superior opgekleefd. ...