Sociale media is niet meer weg te denken uit ons alledaagse leven, laat staan de beroepsmatige toepassingen ervan. Zo worden sociale mediaplatformen gretig gebruikt in de evenementensector. “Een must”, vindt Patrick Vermaerke, event ondernemer van BEVAS Events. “Maar je moet het wel goed kaderen.” Olivier Wauters, Executive Director van Eventonline had er met hem een gesprek over.
“Sociale Media is een topic die we met elke klant bespreken”, stelt Patrick Vermaerke. “Vandaag de dag kan je immers niet meer zonder. Gelukkig maar. Je kan je evenwel de vraag stellen waarom heb je sociale media nodig? Om te informeren en te communiceren en voor storytelling.” De voorbeelden zijn inderdaad legio. Bedrijven kondigen hun event aan, verstrekken info, hypes worden gecreëerd. “Een heleboel goede functies. Toch stellen we ook vast dat sociale media sommige mensen afschrikt. De privacy moet worden beschermd. Voor BEVAS Events is het duidelijk. Wij maken kristalheldere afspraken met de klant en onze partners.”
Patrick Vermaerke ziet uitdagingen voor de toekomst. “Afspraken zijn nodig. We moeten daar correct en zorgvuldig mee omgaan. Een policy afsluiten wat wel en wat niet op sociale media kan voor de klant. M.a.w. we moeten dat per event gaan bekijken. Eventorganisatoren staan er soms onvoldoende bij stil. Wie is verantwoordelijk, wat zijn de juridische gevolgen? Als eventorganisator dien je jezelf de vraag te stellen waar begint en eindigt onze verantwoordelijkheid?”
De event ondernemer geeft een eenvoudig voorbeeld. “Stel je organiseert een strategische meeting voor een bedrijf. Het contract stipuleert dat er niks op sociale media mag worden gezet. Maar iemand van het personeel van de catering partner maakt een foto van de gedekte tafels en plaatst die op zijn facebookpagina of die foto wordt achteraf gebruikt op een slide van een PowerPointpresentatie. Wie is verantwoordelijk? Daarom zijn onze briefings klaar en duidelijk. Mag er niks op sociale media en we zien het gebeuren dan gaan we optreden. Is een foto reeds gepost, onmiddellijk eraf halen en iemand verantwoordelijk stellen. Indien dat een partner blijkt te zijn, dan gaan we daar in de toekomst niet meer mee samenwerken. Afspraken zijn afspraken. Die worden gerespecteerd. Immers, wie betaalt, bepaalt.”
Sociale media is de afgelopen vijf jaar duidelijk in een stroomversnelling geraakt. “Als organisator is het eigenlijk heel snel naar ons toegekomen. Het is een must, je moet daar echter bewust mee blijven omgaan. Het blijft onze taak om onze klanten en partners hierbij te begeleiden en te adviseren”, vindt Patrick Vermaerke. “Net zoals een tiental jaar geleden veiligheid een belangrijk aspect is geworden en daarvoor de financiële transparantie. Het zijn fazen die we doormaken in onze sector. Onze belangrijkste opdracht is onze klanten daar mee wegwijs in te maken. Klanten staan niet altijd stil bij de consequenties die daaraan worden gekoppeld. Het is onze taak om er op een juiste manier mee om te gaan.”
“De grote uitdaging in onze eventsector is om digitale technologie naar klanten en leveranciers concreet te gaan toepassen. Als we naar de reis- en hotelsector kijken, zien we hoe digitale technologie op zeer korte termijn toegang en toepassing heeft gekregen. Wij zullen in onze sector de opportuniteiten met beide handen dienen te nemen en uitrollen. Visie en aanpak zullen belangrijk zijn”, vindt Patrick Vermaerke.
Topless Meetings
Tijdens meetings wordt er bij BEVAS alvast niks op sociale media gepubliceerd. “We houden topless meetings. Nee, het is niet wat je denkt”, glimlacht Patrick Vermaerke. “Smartphones of tablets worden aan de kant gelegd zodat er geen digitale afleiding is tijdens de vergadering. Zo blijft iedereen gefocust”, aldus Patrick Vermaerke.
Bekijk deze klant ook op Eventonline:
http://www.eventonline.be/detail/organisatie-van-bedrijfsevenementen-bevas-events/
