“Onze wetenschappers zijn top in hun vak. Vandaag ondersteunen zij de diverse overheden. Daarom wilden we ook de beste in de klas zijn inzake toegang tot onze gebouwen. En dus, namen we hiervoor specialisten onder de arm.” Begint Marc Croes, verantwoordelijke events en PR bij Universiteit Hasselt.
Om de on-site examens veilig te laten verlopen, schakelde Universiteit Hasselt To The Point Events in, om onze kennis en ervaring te linken aan de wetenschappelijke richtlijnen. In nauwe samenwerking met het team van de universiteit onderzochten we diverse pistes en tekenden we een solide plan uit.
In minder dan twee weken tijd inventariseerde ons team 110 examenlokalen, verspreid over 2 campussen en 5 gebouwen. Ieder lokaal werd voorzien van een coronaproof opstelling waarbij we ieders veiligheid maximaal konden garanderen.
Communicatie is de kern in tijden van crisis
De manier om een crisis te counteren, is door goed te communiceren. Vanaf dag 1 lag onze focus dus mee op het geruststellen van iedereen die naar de campus moest komen en het communiceren van de geldende maatregelen, veranderde regels, …
Hiervoor maakten we gebruik van verschillende off- en online communicatiemiddelen: van mailings, extra websites, social media, tot extra layhertorens aan de ingang van elke campus en gepersonaliseerde panelen & stickers om het éénrichtingsverkeer & de maatregelen aan te duiden. Deze boodschappen werden meermaals herhaald op o.a. de aanwezige televisieschermen in elk gebouw & via extra vloer- en raamstickers.
Extra logistiek & personeel
Één van de belangrijkste maatregelen is het desinfecteren van handen. Daarvoor zorgden we voor een desinfectieteam dat de mensen hun handen lieten ontsmetten alvorens ze naar binnen kwamen. Extra stewards in de gangen zorgden voor een vlotte doorstroom. Studenten die te vroeg aanwezig waren op de site, werden opgevangen in een georganiseerde wachtzone.
Om de reinigingsdienst te ontzorgen werden de kleinere sanitaire blokken gesloten en kozen we voor een extra sanitaire blok aan de ingang van bepaalde examenlocaties.
Return On Investment
Waar mogelijk werd zoveel mogelijk gebruik gemaakt van duurzame en/of herbruikbare materialen. Er werden zoveel mogelijk eigen medewerkers van de klant ingezet als steward, locatieverantwoordelijke of examenbegeleider.
Alle extra ingehuurde jobstudenten waren student van Universiteit Hasselt en via hun jobdienst ingeschreven.
