Olivier Wauters, Executive Director van Eventonline, had een gesprek met Geert Vanoverschelde, CEO van eventagentschap SYLVESTER, actief in events, TV en video sinds 1993. Dat corona een onwaarschijnlijke impact heeft gehad op de evenementsector daarover is al genoeg inkt gevloeid. Sylvester vatte in deze moeilijke periode echter de koe bij de horens en maakte een transitie door waardoor ‘hybride’ voor het bedrijf het nieuwe ‘werk-woord’ wordt.
“Door corona hebben we heel snel geschakeld dankzij het feit dat we TV-expertise en videoskills in huis hadden. Het maakte reeds deel uit van onze corebusiness,” stelt Geert Vanoverschelde. “Als je online events op de juiste manier brengt, zijn dat eigenlijk kleine Tv-programma’s. Bovendien hebben we de gok gewaagd om een eigen platform te gaan opzetten, ‘MEEPLE’, en dat is een zeer goede zet geweest. Dat zorgde ervoor dat wij in september vorig jaar klaar stonden met niet alleen live streaming en online expertise, maar ook nog eens over een platform beschikten dat een echte event-beleving gaf. In oktober is de tweede lockdown begonnen en wij stonden net klaar met alles en dan is die boom er voor ons gekomen.”
Wat bleek, Sylvester was toen een van de weinige partijen dat met een degelijk arsenaal aan mogelijkheden klaarstond. “In vergelijking met de periode vòòr corona kregen we zes- tot zevenmaal meer aanvragen. Van alle inkomende aanvragen denk ik dat we 1 op 6 hebben gerealiseerd. Omdat er ook aanvragen bij zaten die budgettair niet juist waren ingeschat of dat uiteindelijk niet hetgeen was wat werd verwacht. Evenwel meer dan genoeg aanvragen die knal in onze expertise zaten. Het feit dat we de TV-skills en video-expertise hadden en niemand hiervoor dienden op te leiden, heeft dan ook geholpen.”
Corona heeft het agentschap bovendien sterk gestimuleerd om na te denken over het post-coronatijdperk. “Met hulp van een innovatiemanager hebben we een strategisch traject opgezet om via brainstorming en SWOT-analyses ons te positioneren als bureau voor wat er na corona op ons afkomt,” aldus de CEO. “Daar zijn bijgevolg alle hybridemodellen uit voortgekomen. Wat we toen ook hebben doen belanden in het ‘Think Hybrid’ evenement begin juni waar we met de markt al onze expertise hebben proberen te delen, maar ook hebben aangetoond dat dit wel degelijk werkt.”
Geert Vanoverschelde ging met zijn team nog een stapje verder. “We zaten immers in een flow. We dachten, laten we Sylvester volledig bekijken, hoe gaat ons bedrijf eruit zien na corona in de digitaliserende wereld? Zo zijn we dan recent geland in een heel nieuw strategietraject voor gans Sylvester. We hebben een aantal nieuwe strategische doelen uitgezet om die binnen de twee jaar te realiseren. We hebben tevens onze missie en visie verscherpt. Alles is aan het bewegen en we hebben geprobeerd constant te zoeken waar de opportuniteiten voor ons als bedrijf zitten.”
Nieuwe fundering dus voor het bedrijf post-corona? “Ik hoop inderdaad dat we de juiste keuzes gemaakt hebben met het digitale spectrum,” stelt de CEO. “We staan klaar. Voor een vierde of vijfde golf hebben we geen grote schrik. We voelen ook dat de markt ons intussen kent. We willen dit nu nog verder doortrekken naar gans ons bedrijf. Die hybride en innovatieve aanpak gaat bij ons nog meer de nadruk krijgen voor , niet alleen voor evenementen. We hebben geprobeerd om begrippen heel concreet te vertalen naar onze business toe.”
Ook binnen het bedrijf wordt iedereen mee betrokken in het nieuwe verhaal. “In het voorjaar plannen we interne sessies voor onze 36 medewerkers om iedereen mee te nemen in de nieuwe doelen en de strategie die we hebben uitgezet. Wij ervaren dit nu echt als een periode waarin het allemaal beweegt. Het is evenwel crisis, maar laten we vooral kijken wat we hieruit halen.”
Indien corona er niet was geweest dan zou Sylvester niet snel deze transitie hebben doorgemaakt. Geert Vanoverschelde beaamt. “We hadden al voor corona wel het idee om dergelijke strategische denkoefening te maken. Daarentegen zouden we echter nooit in dergelijke versnelling zijn geschakeld om zo breed en concreet te gaan denken zoals we dat nu gedaan hebben. We merken dan ook dat het evenwel rendeert om bewust keuzes te maken en kort op de bal te spelen. Innovatie loont. Je scherper profileren loont. Voor de komende twee jaar hebben we zes duidelijke strategische doelen uitgewerkt. Tegen het einde van die twee jaar moeten we reeds uitkijken naar de volgende. Dit momentum mag niet stilvallen.”
Voor evenementen werd heel concreet een vijfvoudig spectrum uitgewerkt, met name digital only, physical only en de drie hybride formats digital first, physical first en best of both. “Waar we ook heel overtuigd van zijn, is dat het aandeel video in evenementen, niet alleen het digitale, maar ook fysieke, ook nog gaat toenemen,” meent de CEO. “Heel veel mensen hebben nu ontdekt dat die formats online ook gunstige invloeden hebben op hoe we fysieke evenementen bekijken. Je kan heel condens inhoud gaan brengen in video wat niet altijd met sprekers mogelijk is. Een andere tendens is dat fysieke evenementen korter zullen worden. Omdat men daar ook gezien heeft dat je met online evenementen in een kort tijdsbestek heel wat kan brengen. De trend van hybride, dat gaat blijven. Alleen al door de druk van de duurzaamheid. Hoeveel bedrijven zijn er niet die internationale vluchten beperken?”
De CEO van Sylvester is ervan overtuigd dat er meer hybride trajecten gaan komen. “Stel, je hebt eenzelfde doelgroep met dezelfde doelstellingen; je hebt een viertal evenementen voor die doelgroep. De eerste keer fysiek, waarbij iedereen elkaar leert kennen, het momentum. Daarna werk je digitaal, gericht op kennisdeling en informatieoverdracht en je sluit weer af met een fysiek event. Zo win je op duurzaamheid, op efficiëntie. Je hebt alles kunnen doorgeven en je hebt je momentum gehad met je stakeholders,” aldus nog Geert Vanoverschelde.
www.sylvester.be
www.meeple.be
