De Rolling Stones in de parochiezaal van Zwevezele

Een ‘Astronomisch aantal aanmeldingen tegelijk’ legde Smartschool plat. De afkoelingsweek die minister Ben Weyts enthousiast in het leven riep, zorgde op dag 1 al voor onderkoeling van het geduld van schooldirecties, leerkrachten, leerlingen én ouders. Want hoezo, verrast door de vele aanmeldingen?

De slechte opstart maakt keihard duidelijk dat organiseren een kwestie is van managen en op problemen anticiperen.
Online of live? Dat maakt weinig verschil.

Een pluim voor iedereen

Professionele organisatoren hebben het afgelopen jaar met open ogen staan kijken naar de veerkracht die onze maatschappij toonde. Onwaarschijnlijk knap hoe zowat alle bedrijven, verenigingen, winkels, restaurants én scholen zichzelf heruitvonden om alles ‘coronaproof’ te laten draaien. Gescheiden bubbels, liters handgel, afgeplakte toiletten, werken op afspraak en vanop afstand, … Een terechte pluim voor iedereen die deze ‘anderhalvemeter-wereld’ in zeven haasten wist te organiseren. Maar de valse start van wat al van lang op voorhand een veelbesproken week was, maakt één iets duidelijk: dit allemaal georganiseerd krijgen is wel degelijk een kwestie van goed management en anticiperen op problemen. Zoals daar zijn: heel (te?) veel studenten die allemaal samen proberen om rond 8u30 aan hun eerste afkoelingsschooldag te beginnen.

Je zal maar directeur of leerkracht zijn…

Iedereen was voorbereid op deze afkoelingsweek en de doelstelling was duidelijk: een dam vormen tegen verdere besmettingen met het coronavirus. Jongeren laadden zich op voor een week van nog minder sociaal contact en meer uren achter hun computer, leerkrachten zouden door een goede structuur zorgen voor een maximale opbrengst van deze week afstandsonderwijs en ouders organiseerden hun huishouden zo dat elke telg in de beste omstandigheden zijn lessen kon volgen. Maar dan was er ook nog die cruciale andere partij die mee voor het slagen van deze – sowieso al stressvolle – week moest zorgen: het online platform waarop alles draait, Smartschool. Maar dat weigerde plots een tijdlang dienst.

Hetzelfde geldt ook voor scholen. Welke krachttoer hebben zij uitgehaald? Afstandsonderwijs organiseren, gescheiden bubbels, het managen van afwezige leerlingen en leerkrachten, uitlenen IT-infrastructuur,… Het enthousiasme waarmee dat gebeurde was bijzonder knap.

Hoe frustrerend moet het zijn dat al die extra inspanningen verloren gaan om dat ‘het systeem plat ligt’. Na al die inspanningen krijg je – gratis en voor niets – ook nog eens alle ellende op je dak. Het aanzienlijk bedrag dat je als school ophoest voor dat ‘systeem’ maakt het allemaal nog pijnlijker.

Hoe frustrerend is het dat alle extra inspanningen van directies en leerkrachten verloren gaan om dat ‘het systeem plat ligt’.

Vertrappeld

Een grote ‘onverwachte’ (online) toeloop zou daar de oorzaak van zijn. Dit gebeuren ‘onverwacht’ noemen tart echter elke verbeelding. De Rolling Stones of Billie Eilish laten optreden in de parochiezaal van Zwevezele zou als evenement het offline equivalent kunnen zijn van deze ‘foute inschatting’. Tiens, stond daar opeens veel te veel volk? No shit, Sherlock! Gelukkig kan je online niet letterlijk vertrappeld worden door een mensenmassa en valt het fysieke leed dus mee. Maar de aangerichte schade is minstens even groot: 1,2 miljoen leerlingen en leerkrachten werden het slachtoffer van een ‘event’ dat slecht voorbereid was. En vooral: het had vermeden kunnen worden. De afkoelingsweek was lang van op voorhand aangekondigd. Het was dan ook perfect in te schatten hoeveel scholen en leerlingen van het platform gebruik zouden maken en hoeveel online bandbreedte dat vraagt. Anticiperen dus op mogelijke problemen. Ofwel: organiseren.

Organiseren is schade voorkomen, ook online

Als organisator moet je je ervan bewust zijn dat het nulrisico niet bestaat. Organiseren is risico’s nemen. Maar het is je taak om dat risico zo laag mogelijk te houden, en zeker om de risico’s op voorhand goed in te schatten. In dit geval gaapte de valkuil toch als een immens gat dat je al vanop kilometers afstand kon zien liggen. Er toch nog met open ogen in tuimelen getuigt niet van een goede organisatie. Loopt het fout, dan is crisiscommunicatie het enige dat rest. Maar op dat moment zit je al in de fase van ‘damage control’.

“De valkuil gaapte als een immens gat dat je al  vanop kilometers afstand kon zien liggen.
Er toch met open ogen in tuimelen getuigt niet van een goede organisatie.”

Trending op Twitter

Vandaag werd pijnlijk duidelijk wat het belang is van goed organiseren, ook online. De schade is nu immens voor heel wat stakeholders. Het vertrouwen van directies, leerkrachten, leerlingen, ouders, overheid, … kreeg een flinke deuk. Een spijtig gevolg? Als bedrijf ‘trending’  zijn op Twitter. De reputatieschade – voor een platform dat zijn meerwaarde ondanks alles al flink bewees tijdens deze uitdagende onderwijstijden – is met andere woorden niet te overzien. En dat had voorkomen kunnen worden door een betere organisatie.

We hebben het afgelopen jaar met z’n allen getoond dat we fantastische organisatoren zijn. Maar we hebben ook ondervonden dat dit veel extra inspanningen en knowhow vergt, en dat we zelfs dan al eens uit de bocht kunnen vliegen. Dat maakt duidelijk dat professioneel organiseren een vak is. En dat zal niet snel veranderen, of het nu om een live of online event gaat. Het kan maar een les zijn voor iedereen die aan het organiseren gaat: plan-do-check-act is een cruciale vuistregel die je maar beter niet negeert.

De reputatieschade is niet te overzien.
En dat had voorkomen kunnen worden door een betere organisatie.

Organisatie van Events en live communicatie – Push To Talk

Shares

You May Also Like

Vaccineren is geen feest maar vertrouwt wel op dezelfde connectiviteit – Citymesh

Citymesh voorziet de connectiviteit in acht Vlaamse vaccinatiecentra, waaronder het centrum Flanders Expo en ...

Bierkasteel blikt hoopvol vooruit!

Door de Corona-pandemie heeft Bierkasteel Vanhonsebrouck moeten goochelen met de agenda. Ook de klanten ...

Vandaag International Day of Women and Girls in Science

Vandaag is het de International Day of Women and Girls in Science, een dag ...

Antwerp Diner @ Home brengt 13.500 euro op voor het goede doel

Online event haalt mooie som op voor vzw Tomorrow for Isibani Antwerp Diner ging ...

Nieuwe rubriek ‘Corona-proof Events’

Hier lees je alles over hybride en virtuele events.
Kortom, het digitale aanbod in onze sector.