Geen (examen)stress bij Uhasselt

Onze wetenschappers zijn top in hun vak. Vandaag ondersteunen zij de diverse overheden. Daarom wilden we ook de beste in de klas zijn inzake toegang tot onze gebouwen. En dus, namen we hiervoor specialisten onder de arm.” Begint Marc Croes, verantwoordelijke events en PR bij Universiteit Hasselt.

Om de on-site examens veilig te laten verlopen, schakelde Universiteit Hasselt To The Point Events in, om onze kennis en ervaring te linken aan de wetenschappelijke richtlijnen. In nauwe samenwerking met het team van de universiteit onderzochten we diverse pistes en tekenden we een solide plan uit.

In minder dan twee weken tijd inventariseerde ons team 110 examenlokalen, verspreid over 2 campussen en 5 gebouwen. Ieder lokaal werd voorzien van een coronaproof opstelling waarbij we ieders veiligheid maximaal konden garanderen.

Communicatie is de kern in tijden van crisis

De manier om een crisis te counteren, is door goed te communiceren. Vanaf dag 1 lag onze focus dus mee op het geruststellen van iedereen die naar de campus moest komen en het communiceren van de geldende maatregelen, veranderde regels, …

Hiervoor maakten we gebruik van verschillende off- en online communicatiemiddelen: van mailings, extra websites, social media, tot extra layhertorens aan de ingang van elke campus en gepersonaliseerde panelen & stickers om het éénrichtingsverkeer & de maatregelen aan te duiden. Deze boodschappen werden meermaals herhaald op o.a. de aanwezige televisieschermen in elk gebouw & via extra vloer- en raamstickers.

Extra logistiek & personeel

Één van de belangrijkste maatregelen is het desinfecteren van handen. Daarvoor zorgden we voor een desinfectieteam dat de mensen hun handen lieten ontsmetten alvorens ze naar binnen kwamen. Extra stewards in de gangen zorgden voor een vlotte doorstroom. Studenten die te vroeg aanwezig waren op de site, werden opgevangen in een georganiseerde wachtzone.

Om de reinigingsdienst te ontzorgen werden de kleinere sanitaire blokken gesloten en kozen we voor een extra sanitaire blok aan de ingang van bepaalde examenlocaties.

Return On Investment

Waar mogelijk werd zoveel mogelijk gebruik gemaakt van duurzame en/of herbruikbare materialen. Er werden zoveel mogelijk eigen medewerkers van de klant ingezet als steward, locatieverantwoordelijke of examenbegeleider.

Alle extra ingehuurde jobstudenten waren student van Universiteit Hasselt en via hun jobdienst ingeschreven.

Unieke bedrijfsevenementen – To The Point Events

Shares

You May Also Like

The Oval Office organiseert eerste 'CERMified' events voor BMW en Proximus

Sinds 1 juli is het officieel weer toegestaan om, onder bepaalde door de overheid ...

The Oval Office doet voor Natuur en Bos de Groeten uit Buitengewoon Binnenland

Een staycation of dichtbijvakantie was wellicht nooit zo in trek als deze zomer. Als beheerder ...

Meeting Professionals International Belgium Chapter appoints new President and the Board

Meeting Professionals International (MPI) is the largest meeting and event industry association worldwide. Founded ...

Groepsboekingen op Surfers Paradise zijn in juli en augustus terug mogelijk!

Deze zomer aangepast naar de coronamaatregelen maar daarom niet minder sfeervol. Enige verschil is ...

Hoe ervaren klanten een Corona-proof event/vergadering?

Aan het woord –  Jo Kusseneers van De Bouwunie ‘Al de meeting & event ...

Kasteel Tivoli verwelkomt je weer

Ze verwelkomen je terug met veel enthousiasme en in alle veiligheid. De orangerie van ...