Met het uitbreiden van het aantal locaties en een steeds breder aanbod aan evenementen kwam Ria Joosten Catering & Evenementen voor de uitdaging te staan: hoe houd je de planning overzichtelijk als je met meer dan 100 mensen werkt en meerdere evenementen op verschillende locaties tegelijk organiseert? Het antwoord was simpel: MICE Operations zorgt voor de structuur die het team nodig heeft om alles soepel te laten verlopen.
Toen eigenaresse Ria Joosten eind 2023 een nieuwe locatie overnam, werd duidelijk dat het oude systeem niet meer voldeed. “We werkten met verschillende losse systemen voor offertes, draaiboeken en planningen, en dat leidde regelmatig tot miscommunicatie,” vertelt Ria. Met de uitbreiding van locaties en teams werd het al snel een uitdaging om alles goed te organiseren. “Kleine misverstanden kunnen grote gevolgen hebben, zoals dubbele boekingen of verouderde draaiboeken. Dat zorgde voor onnodige stress.”
Eén systeem, alles overzichtelijk
Het was tijd voor verandering. Ria en haar team wilden alles op één plek bundelen. “We moesten van die losse systemen af en op zoek naar iets dat écht zou helpen om alles overzichtelijk te houden,” zegt Ria. De oplossing? MICE Operations. “Nu komt alles samen in één systeem,” vertelt ze enthousiast. “Offertes maken, planningen bijhouden, draaiboeken beheren… het is allemaal super simpel en overzichtelijk. Dat bespaart ons enorm veel tijd en voorkomt foutjes.”
Met het event dashboard in MICE zijn dubbele boekingen verleden tijd. “De software haalt automatisch verlopen opties uit de agenda. Dat is echt een opluchting,” zegt Ria. “We kunnen nu snel en accuraat reageren op de wensen van onze gasten zonder dat we in de war raken door overlappen.”
Efficiënt samenwerken, op iedere locatie
Het team van Ria Joosten Catering & Evenementen werkt op verschillende locaties. Dankzij de software van MICE verloopt de samenwerking tussen de teams nu veel makkelijker. “We hebben werklijsten en draaiboeken die automatisch worden gegenereerd. Die kunnen we direct delen met het team op elke locatie. Zo weet iedereen precies wat er moet gebeuren,” zegt Ria. “De software maakt het ook veel makkelijker te schakelen. Dat is echt handig voor het overdragen van taken tussen de shifts door!”
Klaar voor de toekomst
MICE maakt niet alleen de dagelijkse planning eenvoudiger, het biedt ook ruimte voor groei. “De software is zo intuïtief dat het hele team er snel mee aan de slag kan,” vertelt Ria. “We kunnen nu veel sneller reageren en ons volledig focussen op wat er écht toe doet: de gasten tevredenstellen.”
Eventmanagementsoftware voor event planners – haal alles uit je locatie – MICE Operations
