Olivier Wauters, Executive Director van Eventonline, sprak onlangs met Geert Vanoverschelde, zaakvoerder van Sylvester. Hij vroeg hem hoe hij naar 2025 kijkt. Het resultaat was een boeiend gesprek.
Sylvester: 30 jaar expertise
Geert Vanoverschelde leidt Sylvester, een evenementenbureau dat al 30 jaar actief is in events, video en televisie. “Onze mix van deze drie expertises is onze grootste kracht,” legt hij uit. Sylvester telt zo’n 45 vaste medewerkers en maakte tijdens de coronacrisis een opmerkelijke groei door. “Hoewel corona in eerste instantie een dip in onze activiteiten betekende, zorgde het evenwel voor een opportuniteit. We schakelden snel over op digitale evenementen en zijn sindsdien verdubbeld in projecten en omvang doordat wij ook die video en televisie expertise aan boord hadden om digitale evenementen te maken.”
Sylvester begon immers ooit als audiovisueel televisieproductiehuis. “In 1993 waren er nog geen evenementenbureaus,” herinnert Geert zich. “Pas in 2000, met de vraag van de VRT om Ketnet Freeze te organiseren, besloten we een aparte evenementenafdeling op te richten.”
Blik op 2025
Hoe ziet Geert de toekomst? “2025 belooft economisch uitdagend te worden. We merken nu al onzekerheid bij klanten. Maar in tegenstelling tot 10 à 15 jaar geleden, worden evenementen tegenwoordig gezien als onmisbare communicatietools.” Volgens Geert is het essentieel dat evenementen impact en een duidelijke return on investment bieden. “Wij streven ernaar om doelstellingen van onze klanten te begrijpen en daarop in te spelen. Het draait niet alleen om mooie evenementen, maar om projecten die echt bijdragen aan het realiseren van hun doelen.”
Groot én klein
Geert ziet kansen in zowel grote als kleinere evenementen. “Niet iedereen beschikt over grote budgetten. Daarom werken we met event formats die schaalbaar zijn. Impact creëren kan ook binnen kleinere budgetten, als je de juiste accenten legt.”
Storytelling en digitale flows
Een ander krachtig ingrediënt in de aanpak van Sylvester is storytelling. “We combineren onze expertise in events, video en televisie om een coherent verhaal te creëren,” vertelt Geert. Elke briefing wordt bijgevolg bekeken vanuit die drie invalshoeken. “Onze creatives en het Client Services & Strategy team werken voor al onze afdelingen. Zo zorgen we ervoor dat bijvoorbeeld een video naadloos aansluit op het evenement en samen één verhaal vormt.”
De aanpak gaat verder dan het evenement zelf. “Het begint al bij de eerste ‘save the date’ en eindigt pas bij de laatste bedanking. Vanaf het eerste contactmoment willen we een vibe neerzetten die mensen nieuwsgierig maakt en hen overtuigt dat het de moeite is om aanwezig te zijn. Dit is cruciaal, zeker nu bezoekers kritischer zijn dan ooit,” oordeelt Geert. “Het publiek wil vooraf weten of een evenement hun tijd waard is. Daarom zorgen we vanaf het begin voor een wervende en overtuigende aanpak. Onze marketeer integreert alle touchpoints in het traject om die beleving nog sterker te maken.”
Storytelling hoeft niet duur te zijn, benadrukt Geert. “Het gaat om de juiste accenten. Soms is één opvallend detail genoeg om een evenement uniek te maken, zelfs binnen een beperkt budget. Iedereen heeft zijn eigen aanpak, maar dit is ons recept voor impact.”
Trouw aan het recept
Sylvester blijft ook in de toekomst vasthouden aan het succesrecept dat hen groot maakte. “We blijven trouw aan onze aanpak,” bevestigt Geert Vanoverschelde. “Maar we beseffen ook dat niet iedereen een groot budget heeft. Het draait om die ene goed gekozen toets, die ene opvallende eyecatcher die een evenement uniek maakt. Daar blijven we op focussen.”
Personeelsevenementen: een groeiende trend
Volgens Geert Vanoverschelde worden personeelsevenementen in 2025 steeds belangrijker. “De ‘war on talent’ blijft een uitdaging. Er gaan meer mensen met pensioen dan er nieuw talent op de arbeidsmarkt komt. Bedrijven moeten niet alleen nieuw talent aantrekken, maar ook hun huidige medewerkers behouden,” legt hij uit. “Retentie wordt vaak over het hoofd gezien, maar het blijft een groot aandachtspunt.”
Geert verwacht dat personeelsevenementen een van de belangrijkste eventcategorieën van 2025 zullen zijn. “We zijn dan ook trots op onze gouden BEA Award in deze categorie. Dit soort evenementen ligt ons na aan het hart. Bij Sylvester hechten we veel waarde aan cultuur, teamspirit en mensen. Die filosofie willen we ook uitdragen naar andere bedrijven. We begrijpen goed wat zij met deze evenementen willen bereiken.”
Klantenevenementen: impact is key
Ook klantenevenementen blijven een belangrijke pijler, benadrukt Geert. “Bezoekers worden steeds selectiever. Ze willen zeker weten dat een evenement de moeite waard zal zijn om tijd en moeite in te investeren, zoals lange verplaatsingen en files trotseren. Daarom moet het vanaf het begin duidelijk zijn wat de meerwaarde zal zijn om deel te nemen.”
Volgens Geert kan dat op twee manieren: “Ofwel door sterke inhoud, ofwel door een creatieve aanpak. Het evenement moet een A-event zijn waar mensen bij willen zijn en waar ze zelfs bereid zijn voor te betalen.”
Duurzaamheid met de My Impact Tool
De evenementensector omarmt steeds vaker de My Impact Tool om duurzaamheid te meten, en ook Sylvester zet dit instrument actief in. “We hebben hier al veel positieve reacties op ontvangen,” vertelt Geert Vanoverschelde. “We passen het niet alleen toe op onze eigen projecten, maar stimuleren ook onze klanten om het te gebruiken. Het is niet enkel een commerciële keuze, maar vooral een intrinsieke overtuiging: we moeten rekening houden met het klimaat.”
Voor Geert draait duurzaamheid om meer dan alleen de planeet. “Planet, people & profit zijn onlosmakelijk verbonden. Hoe ga je om met mensen, middelen en financiën? De My Impact Tool helpt om die balans te vinden.”
Vanaf 2025 worden bedrijven met meer dan 250 medewerkers verplicht om duurzaamheidsrapporten op te stellen. “Om onze klanten te motiveren, nemen wij in 2025 de helft van de kosten van de My Impact Tool voor onze rekening. Zo maken we de stap naar duurzame evenementen nét iets makkelijker,” besluit Geert.
Volle goesting voor 2025
Geert kijkt met enthousiasme naar het nieuwe jaar. “2025 wordt uitdagend, maar we staan in de startblokken. We hebben net enkele nieuwe corporate klanten mogen verwelkomen en zijn klaar om aan de slag te gaan.” Hij sluit af met een inspirerende quote van Leonard Cohen: “There’s a crack in everything, that’s where the light gets in.”
“Elke tegenslag biedt kansen. Het is aan ons om die te grijpen. Dat is de kracht van ondernemen,” aldus nog de CEO van Sylvester.
Dit stuk lijkt nogal veel herhaling van wat er al gezegd is… Ik weet niet of dit echt meerwaarde biedt.
