Technopolis zoekt: Event Sales Officer

Technopolis, het Vlaamse doe-centrum, is een permanent platform voor wetenschap en technologie in Vlaanderen, gegroeid uit Flanders Technology International vzw.

Alle initiatieven hebben echter één en hetzelfde doel voor ogen: informeren en sensibiliseren betreffende het belang van wetenschap en technologie en de in-, uit- en doorstroom in exacte en toegepaste wetenschappen verhogen.

Technopolis ontwikkelt daarom initiatieven onder het motto:
‘Ik hoor en ik vergeet,
ik zie en ik onthoud,
ik doe en ik begrijp’

Sinds 26 februari 2000 geeft Technopolis een permanent karakter aan wetenschapscommunicatie in Vlaanderen met het Vlaamse doe-centrum voor wetenschap en technologie in Mechelen en tal van nevenactiviteiten.

Event Sales Officer

Apply here

Je kent Technopolis als hét Vlaamse interactieve doe-centrum voor wetenschap en technologie. Daarnaast zijn we ook een uitstekende gastheer voor meer dan 200 evenementen per jaar. Onze zalen zijn flexibel en multifunctioneel, onze catering is van topniveau en onze gastvrijheid is legendarisch. Wij zijn op zoek naar een creatieve duizendpoot die de groei van deze afdeling mee kan ondersteunen.

Als Event Sales Officer verzorg je het goede verloop van onze events. Dit zowel wat betreft de administratie van de events als de verkoop ervan. Jij bent het eerste contact met de klanten en werkt samen met hen hun event van A tot Z uit. Hierbij denk je niet enkel aan de praktische aspecten maar heb je ook originele ideeën om het event vorm te geven. Dit doe je steeds in overleg met het team om zo tot een vlotte werking te komen.

Taken en verantwoordelijkheden:

  • Je staat garant voor een goede administratie met betrekking tot onze evenementen:
    • Beantwoorden van vragen van klanten (per mail en per telefoon)
    • Opmaken van offertes op maat, vertrekkend vanuit de standaard basisofferte
    • Voorbereiden van de contracten en documenten ter ondertekening
    • Afhandeling van een officiële ondertekende offerte met wederzijds akkoord
  • Je organiseert een evenement en staat borg voor een goede dossierstructuur voor elk evenement:
    • Uitwerken van de organisatiefiche en het draaiboek voor elk evenement vanaf het eerste contact met de klant
    • Zorgen voor een duidelijke en tijdige informatieoverdracht naar alle betrokken medewerkers
    • Beheren van de evenementenkalender
    • Beheren van de planning van de beschikbare ruimtes en zalen
  • Je staat in voor de facturatie en bestellingen:
    • Opvragen van offertes
    • Opmaken van bestelbonnen en plaatsen van bestellingen
    • Koppelen en archiveren van bestelbonnen aan werk- en leverbon
    • Controleren en goedkeuren van inkomende facturen
    • Facturatie voorbereiden voor de boekhouding
  • Je biedt hulp bij allerlei ad hoc taken.
  • Je biedt administratieve ondersteuning aan de afdeling evenementen.

Profiel:

  • Je bent flexibel ingesteld en werkt graag met en voor verschillende mensen.
  • Je hebt geen 9-to-5-mentaliteit
  • Je bent communicatief, stressbestendig, commercieel en ondernemend.
  • Je kan nauwkeurig werken en bewaakt zelfstandig je deadlines.
  • Je bent creatief, enthousiast en beschikt over een gezonde dosis doorzettingsvermogen
  • Je hebt ten minste een bachelor diploma op zak en minimum 2 jaar ervaring in de eventsector.
  • Je spreekt vlot Nederlands, Frans en Engels.

Aanbod:

Je komt terecht in een dynamische, creatieve organisatie met een open en informele bedrijfscultuur. Je krijgt daarnaast ruime kansen tot verdere ontplooiing en opleiding. De functie is voltijds en je kunt rekenen op een goed salarispakket inclusief extralegale voordelen.

Shares

You May Also Like

MaisonRouge zoekt Kantoorhoofd Gent

Take charge over het grootste kantoor van MaisonRouge, in Gent. WIE Wij zijn MaisonRouge, ...

MaisonRouge zoekt Planner Antwerpen

Ga aan de slag als planner en word de gedroomde “match-maker” tussen klanten en ...

Meeting In Brugge zoekt Meeting Consultant

Stad Brugge organiseert een contractuele aanwervingsprocedure voor een Toeristisch Medewerker/Meeting Consultant bij Meeting in ...

Organic-Concept zoekt: Office Manager

Als Office Manager plan, stuur en coördineer je personeelszaken, de boekhouding en de interne ...

The Brewery bvba zoekt Project Manager BeerWalk m/v

The Brewery bvba is een initiatief van Ariël Meeusen, biercoach en geestelijke vader van ...