Het organiseren van evenementen vraagt om overzicht, snelle beslissingen en altijd de focus op de klant. Simon Rastelli, manager bij Hof van Aragon, kent die complexe combinatie maar al te goed. Het familiebedrijf in Lier organiseert al meer dan 60 jaar evenementen, bijeenkomsten en diners. De uitdaging? Alles in goede banen leiden met verschillende evenementen in meerdere zalen tegelijk.
Zoals veel eventlocaties begon Hof van Aragon met een handmatige manier van werken. Offertes werden met de hand opgesteld en planningen werden op papier beheerd, wat het overzicht en de efficiëntie bemoeilijkte. “We werkten vijftien jaar met een systeem dat ons meer tijd kostte dan het opleverde,” vertelt Simon. “We moesten een manier vinden om efficiënter te werken.”
Geconfronteerd met deze groeiende uitdaging, besloot hij op zoek te gaan naar een oplossing die niet alleen de werkdruk zou verlichten, maar ook de klantervaring zou verbeteren. Die zoektocht leidde Simon naar de software van MICE Operations.
Gepersonaliseerde offertes in een handomdraai
“De grootste tijdsbesparing? De offertes,” stelt Simon. “Voorheen konden we dagen kwijt zijn aan het opstellen van een offerte voor een groot evenement, vooral als er veel maatwerk nodig was. Nu is een offerte slechts in een paar muisklikken opgesteld. MICE sluit perfect aan bij de gesprekken die we met klanten voeren tijdens de voorbereidingen van een evenement. Het systeem denkt met ons mee, waardoor we sneller en efficiënter werken.”
Alles overzichtelijk: van kalender tot draaiboek
Met zes zalen en een drukke cateringservice is een goed overzicht ontzettend belangrijk voor Hof van Aragon. “Het event dashboard is voor ons onmisbaar,” zegt Simon. “We zien direct welke zalen beschikbaar zijn en kunnen onze catering naadloos inplannen.”
Ook op de vloer merken ze het verschil. “Elke afdeling krijgt alleen de informatie die voor hen relevant is. Wijzigingen worden automatisch doorgevoerd in de werklijsten, wat fouten voorkomt.”
Een slimme koppeling met het boekhoudsysteem
Een van de grootste voordelen voor Hof van Aragon is de koppeling van MICE met hun boekhoudsysteem. “Waar we vroeger alle facturen met de hand opmaakten, gebeurt dit nu automatisch. Dat scheelt enorm veel tijd en verkleint de kans op fouten,” vertelt Simon.
De overstap van het handmatige proces naar een geautomatiseerd systeem bespaart Hof van Aragon veel tijd en heeft bovendien hun service verbeterd. Het team kan zich nu meer focussen op waar ze goed in zijn: onvergetelijke bijeenkomsten neerzetten. “Met MICE werken we sneller en kunnen we ons volledig richten op persoonlijke aandacht voor onze gasten. Dat is waar het uiteindelijk allemaal om draait,” zegt Simon tevreden.
Eventmanagementsoftware voor event planners – haal alles uit je locatie – MICE Operations
